Endlich abschalten! 5 Tipps wie du Urlaub und Arbeit klar voneinander trennst

Noch schnell die E-Mails checken, das Protokoll fertigstellen, eine Übergabe schreiben und zack, ist der Urlaub da. Doch leider nur im Kalender. Im Kopf kreisen die Aufgaben weiter, das schlechte Gewissen meldet sich („Hoffentlich läuft alles ohne mich…“) und die ersehnte Erholung bleibt aus.

Gerade für Mitarbeitende an Hochschulen, in Unternehmen und in der Verwaltung ist es oft schwer, wirklich abzuschalten. Der Semesterbetrieb ist durchgetaktet, die Verantwortung hoch und nicht selten fällt der Urlaub mitten in eine Phase, in der noch „so viel offen“ ist. Doch wer dauerhaft in diesem Spannungsfeld bleibt, riskiert Erschöpfung statt Regeneration.

In diesem Artikel zeige ich dir 5 praxiserprobte Strategien, wie du Urlaub und Arbeit klar voneinander trennst, ganz ohne schlechtes Gewissen. Du erfährst:

• wie du deine Aufgaben vor dem Urlaub sinnvoll bündelst,
• Verantwortung gut übergibst,
• deine Abwesenheit professionell kommunizierst
• und mit kleinen Ritualen den inneren Abschaltmodus aktivierst.

Mach Schluss mit dem Gefühl, ständig erreichbar oder unersetzlich sein zu müssen. Erlaube dir, richtig loszulassen und den Urlaub zu erleben, den du wirklich brauchst.Bist du bereit für deinen klaren Sprung in die Erholung? Dann lies jetzt weiter und hol dir Impulse, die funktionieren, auch in deinem vollen Arbeitsalltag.

Tipp 1: Mit Klarheit in die Abwesenheit – Aufgaben rechtzeitig bündeln und Prioritäten setzen

Wer vor dem Urlaub noch versucht, alles zu erledigen, landet schnell im Hamsterrad und nimmt die Anspannung mit in die freie Zeit. Dabei ist es nicht entscheidend, mit einem leeren Schreibtisch zu starten, sondern mit einem klaren Kopf und einem strukturierten Plan. So gelingt dir der bewusste Übergang von der Arbeit in die Erholung, auch bei voller To-do-Liste.

Deine 5–7-Tage-Vor-Urlaub-Checkliste

Damit du Urlaub und Arbeit klar trennen kannst, hilft ein klarer Fahrplan für die letzten Arbeitstage:

1. 📆 Urlaubszeit im Kalender blockieren – inkl. Vorbereitungszeit und Übergabe
2. 📋 To-dos sichten und sortieren: Was muss wirklich noch erledigt werden?
3. 📤 Delegationen klären: Wer übernimmt was in deiner Abwesenheit?
4. 📨 Abwesenheit ankündigen: Kolleg:innen, Kooperationspartner und ggf. Studierende informieren
5. 🧹 Digitalen und physischen Schreibtisch aufräumen – mentale Ordnung beginnt außen

Die 3-Farben-Methode für klare Prioritäten

Nutze eine einfache Prioritätenmatrix (z. B. Ampel-System), um dich von unnötigem Druck zu befreien:

• 🟢 Muss erledigt werden – Aufgaben mit klarer Deadline vor dem Urlaub
• 🟡 Kann delegiert werden – Klare Übergabe, inklusive Zuständigkeit und Frist
• 🔴 Kann warten – Aufgaben mit geringem Risiko oder flexibler Deadline

Diese Sortierung hilft dir nicht nur beim Loslassen, sondern signalisiert auch deinem Team, dass du deine Abwesenheit gut vorbereitet hast. Das schafft Vertrauen und reduziert Nachfragen.

Perfektionismus loslassen: Gut vorbereitet statt perfekt abgeschlossen

Gerade im Hochschul- oder Verwaltungsalltag neigen viele dazu, alles regeln zu wollen, bevor sie loslassen. Doch das Streben nach Perfektion kann zur Belastung werden und verhindert echte Erholung.

Erinnere dich: Urlaub ist keine Belohnung, die du dir verdienen musst. Du hast ein Recht auf deine Regeneration.

Vertraue darauf, dass das Meiste auch ohne dich läuft. Und falls nicht: Die Welt wird sich weiterdrehen und du wirst mit frischer Energie zurückkehren, um kluge Lösungen zu finden.

Tipp 2: Verantwortung bewusst übergeben – Delegieren ohne schlechtes Gewissen

Du hast deine Aufgaben sortiert, Prioritäten gesetzt und jetzt? Jetzt kommt der Teil, der vielen schwerfällt: Loslassen. Verantwortung übergeben und darauf vertrauen, dass es auch ohne dich läuft.

Gerade in der Hochschulwelt und Verwaltung tragen viele Mitarbeitende eine hohe Verantwortung. Sie wissen um Abläufe, Prozesse und Fristen und fühlen sich oft unersetzlich. Doch genau hier beginnt die Kunst, wirklich bewusst abzuschalten: mit einer klaren Übergabe und einem Perspektivwechsel im Kopf.

So gestaltest du deine Übergabe klar und effizient

Eine gute Vorbereitung nimmt dem Team Unsicherheit und dir das schlechte Gewissen im Urlaub. Nutze für deine Urlaubsübergabe folgende Fragen als Mini-Checkliste:

• Welche Aufgaben stehen während meiner Abwesenheit an?
• Was ist dringend oder termingebunden?
• Wer kann welche Aufgabe übernehmen und ist informiert?
• Wo liegen wichtige Informationen oder Dateien?
• Welche Kontakte oder Rücksprachen könnten relevant werden?

Tipp: Fasse alles in einem kurzen Übergabedokument zusammen (z. B. als PDF oder E-Mail), inklusive Zuständigkeiten und Rückfragen-Kontakt.

Vertrauen statt Kontrolle: Ich lasse los, weil ich euch vertraue

Ein wichtiger Teil mentaler Erholung beginnt im Miteinander. Wenn du deine Kolleg*innen wertschätzend einbeziehst, statt einfach nur „abzugeben“, entsteht Vertrauen und du darfst mit gutem Gefühl loslassen. Formulierungen wie:

„Ich bin ab [Datum] im Urlaub. Danke, dass du in dieser Zeit [Aufgabe] im Blick behältst.“
„Wenn etwas Dringendes auftaucht, liegt die Info hier: …“

… vermitteln Klarheit UND Respekt und sorgen für eine positive Teamdynamik, die trägt.

Delegieren ist kein Zeichen von Schwäche, sondern von professioneller Selbstfürsorge

Ein häufiger Denkfehler: „Ich muss alles selbst machen, sonst lasse ich andere hängen.“ Doch das Gegenteil ist der Fall. Wer delegiert, sorgt für Stabilität und zeigt, dass Zusammenarbeit auch ohne ständige Anwesenheit funktioniert. Selbstfürsorge im Job bedeutet auch, Verantwortung nicht zu klammern, sondern bewusst abzugeben.

Im Urlaub richtig abschalten heißt nicht, sich entziehen, sondern vertrauensvoll loslassen.

Tipp 3: Abwesenheit professionell kommunizieren: mit Auto-Reply und Schild im Kopf

Ein klarer Schnitt beginnt mit klarer Kommunikation. Wenn du Urlaub und Arbeit sauber trennen willst, solltest du nicht nur Aufgaben übergeben, sondern auch deine Abwesenheit sichtbar und wertschätzend mitteilen, nach außen und nach innen.

Die Kunst der Abwesenheitsnotiz: professionell und persönlich

Die klassische E-Mail-Abwesenheitsnotiz ist mehr als ein Pflichtfeld. Sie ist deine Chance, freundlich Grenzen zu setzen. Sie signalisiert: Ich bin gerade nicht verfügbar, aber gut vorbereitet. Hier drei inspirierende Formulierungsbeispiele:

Klassisch klar:
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] im Urlaub und nicht erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name/Kontakt]. Ab dem [Datum] bin ich wieder für Sie da.

Mit persönlicher Note:
Ich tanke bis zum [Datum] frische Energie fernab des Bildschirms. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Ab dem [Datum] bin ich mit neuem Schwung wieder erreichbar.

Für mehr Achtsamkeit:
Der E-Mail-Strom pausiert. Ich bin im Urlaub und übe mich im digitalen Abschalten. Ab dem [Datum] kehre ich gern und mit offenem Ohr zurück.

Informieren statt überraschen: Klarheit für Kolleg*innen und Kooperationspartner*innen

Bereite dein Umfeld rechtzeitig vor. Eine kurze Info an Kolleg*innen, Vorgesetzte oder externe Partner hilft, Erwartungen zu klären und Missverständnissen vorzubeugen. Das entlastet dich UND dein Team und macht das Abschalten leichter.

Tipp: Verteile die Info spätestens eine Woche vor Urlaubsbeginn in Meetings oder per E-Mail. So gibst du anderen die Chance, sich auf deine Abwesenheit einzustellen und du musst nicht kurz vor knapp noch auf Rückfragen reagieren.

Abschalten beginnt im Kopf: Entwickle dein inneres „Out-of-Office“-Schild

Auch wenn du nach außen alles kommuniziert hast, das eigentliche Abschalten passiert innen. Frag dich:

• Wann genau beginnt mein Urlaub, in der Praxis, aber auch mental?
• Welches Bild hilft mir, mich innerlich zu distanzieren? (z. B. eine Tür, die sich schließt, ein See, der zur Ruhe kommt…)
• Welchen Satz kann ich mir sagen, um bewusst loszulassen?

Tipp: Schreib dir einen kleinen „inneren Abmeldesatz“ auf einen Zettel oder ins Handy, z. B.: „Ich bin jetzt in meiner Erholungszeit. Alles Wichtige darf warten.“ So trainierst du, auch gedanklich wirklich Pause zu mache

Tipp 4: Loslassen lernen: das schlechte Gewissen in die Ferien schicken

„Ich müsste eigentlich noch…“, „Was ist, wenn etwas schiefläuft?“, „Ohne mich funktioniert das doch nicht…“ Kommt dir das bekannt vor? Solche Gedanken schleichen sich gerne in den Koffer, obwohl sie im Büro bleiben sollten. Sie sind Ausdruck von Verantwortungsgefühl, aber auch von einem inneren Antreiber, der Erholung zur Nebensache werden lässt.

Doch du darfst dir bewusst machen: Du bist nicht verantwortlich für alles. Und du musst auch nicht verfügbar sein, um wertvoll zu bleiben.

Mini-Coaching-Fragen: Was hält dich (noch) fest?

Statt gegen dein schlechtes Gewissen anzukämpfen, lohnt es sich, es liebevoll zu hinterfragen. Diese Reflexionsfragen helfen dir, Abstand zu gewinnen:

• Was konkret sorgt dafür, dass ich gerade nicht abschalten kann?
• Welche Aufgaben oder Gedanken kann ich bewusst loslassen, zumindest für die Dauer meines Urlaubs?
• Was würde ich einer Kollegin raten, die sich in dieser Situation überfordert fühlt?
• Wovor habe ich eigentlich Angst, wenn ich nicht erreichbar bin?
• Welche Erfahrungen habe ich gemacht, wenn ich wirklich losgelassen habe?

Schreib dir deine Antworten handschriftlich auf. So entsteht ein innerer Dialog, der dich wieder zu dir zurückführt.

Mentale Übung: Das Gedankenkarussell bewusst stoppen

Wenn sich die Gedanken trotz bester Vorbereitung nicht beruhigen wollen, hilft eine kleine, effektive Achtsamkeitsübung:

1. Stopp-Signal setzen: Sag innerlich (oder laut): „Stopp! Jetzt beginnt meine Erholung.“
2. Atmen: Drei tiefe Atemzüge, bewusst ein und aus. Lass mit dem Ausatmen die Anspannung los.
3. Fokus lenken: Stell dir vor, du legst deine offenen Gedanken in eine Box und schließt sie für die Urlaubszeit. Du kannst sie später jederzeit wieder öffnen.
4. Bewegung nutzen: Geh bewusst ein paar Schritte, schüttle die Hände aus und wiederhole dabei: „Ich darf loslassen.“

Urlaub richtig abschalten heißt auch, sich selbst zu erlauben, mal nicht gebraucht zu werden. Dein Team wird dich nicht vergessen. Deine Aufgaben laufen weiter, vielleicht anders, aber gut genug. Und du? Du darfst in dieser Zeit einfach nur sein. Ohne Pflicht. Ohne Produktivität. Mit Leichtigkeit.

Tipp 5: Abschalt-Rituale vor dem Urlaub: Körper, Geist und Kalender auf Erholung umstellen

Manchmal braucht es gar nicht viel, nur ein bewusstes Zeichen an dich selbst: Jetzt beginnt meine freie Zeit. Wenn du im Urlaub richtig abschalten willst, helfen kleine Rituale, um innerlich den Schalter umzulegen. Sie markieren den Übergang und holen dich raus aus dem Funktionsmodus. Hier sind drei einfache, wirkungsvolle Rituale, mit denen du deinen Arbeitsalltag in die Erholung entlässt:

1. Schreibtisch aufräumen: außen Klarheit schaffen, innen loslassen

Bevor du gehst, nimm dir bewusst 10 Minuten Zeit, um deinen Arbeitsplatz aufzuräumen. Leere Kaffeetassen, lose Notizzettel, offene To-do-Listen, all das darf in den „Urlaubsmodus“.

Tipp: Schreib dir eine kurze Notiz mit den ersten 3 Aufgaben nach dem Urlaub. So kannst du sie beruhigt loslassen. Dein Kopf merkt: Ich kümmere mich später.

2. Kalenderblocker setzen: Übergang in die Erholung einplanen

Blockiere dir am letzten Arbeitstag mindestens eine Stunde für dich selbst: zum Reflektieren, Abschließen, Packen, Atmen. Und plane am ersten Tag nach dem Urlaub bewusst eine Ankommenszeit ein, statt direkt mit Vollgas zu starten.

So gibst du dir Raum für einen sanften Übergang, statt abrupt vom Sprint in die Pause (und wieder zurück) zu springen.

3. Reflexionstagebuch führen: deine innere Tür zum Urlaub öffnen

Ein kurzes Journal hilft dir, den Tag bewusst zu beenden und dich auf die Erholung einzustimmen. Drei einfache Fragen reichen:

• Was habe ich in den letzten Tagen gut gelöst?
• Was darf bis nach dem Urlaub ruhen?
• Worauf freue ich mich in der freien Zeit?

Dieses Mini-Ritual holt dich raus aus der Pflicht und hinein in die Vorfreude.

Ein bewusster Abschied vom Arbeitsalltag ist der erste Schritt zu echter Regeneration. Und du wirst spüren: Mit diesen kleinen Impulsen gelingt es dir, Urlaub und Arbeit wirklich zu trennen, für mehr Leichtigkeit, Erholung und Klarheit im Kopf.

Fazit: Erholung ist kein Luxus, sondern Voraussetzung für Wirksamkeit

Wer im Hochschul- oder Verwaltungsalltag täglich viel leistet, trägt oft auch viel Verantwortung. Doch genau deshalb ist es so wichtig, Erholung nicht als Belohnung, sondern als feste Säule gesunder Arbeitskultur zu begreifen. Nur wer abschalten kann, bleibt langfristig klar, kreativ und wirksam.

Die 5 Tipps aus diesem Artikel helfen dir, deinen Urlaub bewusst einzuleiten, loszulassen und mit gutem Gefühl in die Pause zu starten:

• Aufgaben bündeln und priorisieren, statt alles perfekt machen zu wollen
• Verantwortung übergeben, ohne schlechtes Gewissen
• Abwesenheit klar kommunizieren, nach außen und nach innen
• Gedanken bewusst stoppen, statt ihnen hinterherzulaufen
• Kleine Rituale nutzen, um Körper, Kopf und Kalender auf Erholung umzuschalten

Du darfst loslassen. Du darfst abschalten. Du darfst einfach mal nur du selbst sein, ohne Rolle, ohne To-dos. Im Urlaub richtig abzuschalten ist keine Kunst, sondern eine Entscheidung für dich selbst. Und du darfst heute damit anfangen.